L’utilisateur lambda qui emploie les fonctionnalités basiques du téléphone n’est pas en mesure de distinguer les différences entre le PABX  et l’IPBX, l’usage, la qualité d’écoute et la fiabilité étant similaires pour ces deux technologies. Leur différence se situe au niveau de la manière de gérer les parcs téléphoniques. Le réseau PABX n’est pas aussi flexible que l’IPBX.

Lorsqu’une entreprise s’agrandit et projette d’ajouter de lignes téléphoniques complémentaires à l’intention de ses nouveaux collaborateurs, elle doit faire appel à un professionnel pour réaliser l’opération. L’intervention d’un spécialiste coûte relativement cher puisqu’il faut prévoir en moyenne 75 € pour l’installation d’un nouveau poste téléphonique. Par ailleurs, il se peut qu’un standard PABX soit trop obsolète pour accueillir de nouvelles lignes. L’entreprise se trouvera alors dans l’obligation d’acquérir un standard d’une plus importante capacité. Les dépenses supplémentaires pourraient être onéreuses.

Dans un système IPBX, l’ajout de nouvelles lignes s’effectue en toute autonomie. L’association d’une ligne à un poste téléphonique est facilement réalisée depuis une interface informatique en connectant le nouveau poste téléphonique au réseau Internet et en le configurant via l’interface de gestion du parc téléphonique. La firme n’a donc pas besoin de l’intervention d’un installateur professionnel et peut faire des économies non négligeables.

L’IPBX étant un système numérique, les interactions avec les applications informatiques sont plus simples. La téléphonie de l’entreprise peut être associée à des centaines de fonctionnalités au niveau de l’interface de gestion. Le forfait téléphonique peut, par exemple, prévoir la personnalisation de la musique d’attente. Certes, une configuration PABX peut accueillir une telle fonctionnalité, mais l’option est payante, ce qui rendra encore plus élevé le montant de la facture téléphonique.

La tarification des communications représente une des principales différences entre ces deux systèmes. Pour un PABX, la facture est établie à la consommation, le prix à la minute ou à la seconde étant multiplié par la durée cumulée des appels. Par ailleurs, les opérateurs fixent des niveaux de tarif différents selon les destinations des appels (nationaux, internationaux, etc.). L’option pour un IPBX permet à l’entreprise de souscrire au modèle de facturation correspondant à ses besoins. Il existe, par exemple, des forfaits proposant des appels illimités vers les mobiles et des formules à la consommation. Pour connaître le modèle qui convient à l’organisation, il est conseillé de réaliser différentes simulations avant de décider.